翻譯接案時,不可不知的注意事項

自由譯者接案時,面對客戶各式各樣的不同需求,應該注意哪些眉眉角角,才能使接案的過程更順暢安心,同時也保障到自己和客戶雙方的權益呢?根據過去接案的經驗,我們建議譯者可以從確認案件細節簽訂合約提交譯稿三個階段看起,並在每次接案前一一審視相關項目,以確保案件圓滿落幕,並避免可能的糾紛產生喔!

20160405

1.確認案件細節

a. 參考資料

筆譯方面,接案前,首先要請客戶提供需要翻譯的文件或材料,以便對文章的領域、難度、專業程度有初步了解;口譯則可要求參考背景資料、活動流程及與會人士名單。當然不論口筆譯,如果客戶還能提供過去相關的翻譯作品、字彙對照表、網站、同主題影片或文章參考則更好不過。

有時客戶可能因為保密或資料準備不完整等種種因素,表示不方便提供工作細節。這時如果可能,請試著向客戶溝通:愈多參考資料,其實能夠幫助翻譯效果更加出色,也愈能達到客戶期待的目標。大部分的客戶在瞭解翻譯工作的性質後,都會願意在可能的範圍內盡力提供參考資料。

b. 提供報價

我們建議譯者應該提供公開之訂價標準(如:公平翻譯交易所中譯者之公開訂價),並依照此費率收費。公開之翻譯費率有助幫助客戶了解不同翻譯服務的行情價,也能在委託時更為安心。

若譯者因為文件難度或其他因素需要加價,則建議應該提供原費率及加價說明,使客戶了解新增費用。

在和客戶溝通報價時,譯者除了提供費率及總費用外,也應該和客戶討論並確認匯款方式及時間。若款項金額較大,譯者亦可考慮與客戶先收取一定比例的訂金(如20%),再開始翻譯。

c. 確認交稿時間

譯者也應該和客戶確定清楚的交稿日期和時間。若客戶提供之工作時間過短,譯者應該和客戶溝通爭取充分時間,以求達到最佳翻譯品質。

若已談定時間,譯者則應該盡力於期限內準時交稿,以維護個人專業聲譽。

若已經工作一半才發現因為各種原因無法準時交件,請務必立即與客戶聯絡並共同商量解決辦法(如:代尋其他譯者,或由客戶另尋譯者完成)。譯者無法準時交件時,最忌諱的作法就是搞失蹤、不聯絡,這雖然能夠暫時逃避壓力,但卻會對自己的事業造成無法彌補的傷害。因此直接面對、幫助客戶找到替代方案並解決問題,才是上上策。

d. 其他費用及要求

*試譯
有時客戶可能因為想確認譯者翻譯品質風格,會要求試譯。我們建議譯者或許可斟酌個人狀況,為客戶提供少量試譯(如:300字)。若客戶採用,則併入後續翻譯收費;若客戶不採用翻譯,則可考慮不計費。

*改稿
若客戶因原文調整,要求譯者改稿,在原文修改幅度較少的狀況下(如少於原文 10% 或 300 字內),建議譯者可考慮免費提供修改;若幅度較多,則應向客戶表明新增部分須照原費率另外計費。

*急件或超時收費
一般全職譯者的每日工作份量約在 2,000 – 3,000 字(依語言、難度、個人工作速度而有差別)。我們建議譯者可依自己的平均每日工作份量估算可交稿日期。若客戶要求之交稿期限短於譯者可負擔之正常份量,則可考慮和客戶加收急件費用。急件費一般約為原翻譯費 50﹪,但亦可視份量及緊急程度調整。惟譯者應於確認接案前和客戶清楚說明此部分費用,以避免不必要糾紛。

口譯方面則應該於活動前於合約中註明超時之加收費用(一般同步口譯超時費約為每半小時 2,000 元),若發生超時狀況,則雙方便可依約行事。

2.簽定合約

這是自由接案譯者最容易忽略、但也最需要的一個環結!雖然簽定合約較為麻煩,我們仍然建譯譯者在承接所有案件前,都應該要與客戶簽訂合約,並在合約當中註明清楚所有相關細節,包括若提前解約或雙方未完成合約事項時的賠償作法,以保障雙方權益。

合約的形式也可以是簡單的報價單(其中註明品項、服務單價、費用、總價、交稿日期、付款日期和方式、及其他雙方商定之事項)。只要請客戶確認無誤後再簽名回傳,就可以作為憑證了。

若客戶對於需要翻譯的材料有保密要求,亦可於合約中另外註明。

螢幕快照 2016-04-05 下午12.31.57
報價單參考範本

 

3.提交譯稿

a. 翻譯相關

*文件格式
一個新手譯者在交稿前常忽略的部分,就是翻譯文件的格式:包括文件中的字體大小、中英文字型、標點符號等。新手譯者有時可能只專注在翻譯的內容,卻沒想到選擇適當的格式、字型、標點,對於創造良好的第一印象和提升文件的專業度,其實有絕對直接的影響力,應該仔細統一所有格式,並選擇適當字體,為文件及自己呈現最專業的形象。

*譯稿命名
另外譯稿的命名也是一門學問。有些譯者可能會簡單以「翻譯」或「原始檔案名稱+翻譯」作為譯稿檔名。但有時客戶委託的稿件很多,每個檔案都叫作「翻譯」的結果,就是日後無法輕鬆找到自己想要的檔案;另外,有時客戶原本的檔名本來就不夠清楚(如:「文件.doc」),直接套用時,日後也不利搜尋。因此我們建議為譯稿命名時,可以考慮採用:

                    「文件主題+翻譯語言(如:英文翻譯)+工作完成日期」

的命名方式,加強譯稿的辨視度。如此日後如果需要此份文件,就能馬上快速找到。

b. 客戶回饋意見

最後,工作完成後,若有機會,不妨詢問客戶是否滿意這次的翻譯服務,也許可以請客戶簡單為您的表現寫幾句話,或填寫簡單的問卷。這不僅可以在未來作為譯者表現的見證,也能幫助您了解自己哪裡表現不佳,並提供持續改進的方向。

結語

其實翻譯本身也是一項服務業,所以承接翻譯案件,和所有服務業者所需遵循的基本原理都是一樣的,就是要:「站在客戶的立場著想」。因為對客戶來說,在委託翻譯時,他其實是即將「向他不認識的人,購買一項他從來沒買過的服務」;客戶並不瞭解該怎麼進行,也不清楚應該花多少錢、或是怎麼做才能夠讓流程更順暢。

因此身為服務提供者的譯者,更應該適時就客戶需求,提供專業建議,包括:提供清楚的費用資訊充分溝通所需時間及參考資料使用不卑不亢的禮貌語氣,並在最後準時提交高品質譯稿增加客戶信任感。相信如果做到以上這些,不論是譯者或客戶的接案或發案經驗應該都會是相當愉快的,也將能為譯者帶來更多的接案機會喔。

想想看,已經做到上面的小提醒了嗎?開始朝專業譯者的角色邁進吧!

 

*本文作者:Sylvia,前外交部英文口譯。
前往 Sylvia 的履歴頁面,更加認識她!

* 看看【公平翻譯交易所】 更多優秀譯者

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